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避开超市的财务陷阱(转载--来自网络论坛)


   


避开超市的财务陷阱


文章关键字:财务  作者:超市168  发布时间:2008-8-11


   A公司的销售部经理程力刚刚从会议室里退出来,他遇到了前所未有的压力——本地一家超市的突然倒闭,造成了A公司30多万的坏账。 老板已经向他下了最后通牒,除了必须对坏账作出解释并提出危机解决方案外,更要求在2个月内将已经膨胀到600多万元的应收款压缩到合理范围。

  此前程力在销售工作上颇有建树,一直维持着非常好的业绩增长。然而最近半年来,他一直承受着 老板和财务的指责:生意突突跳,费用漫天要,账务对不好,款项回得少, 利润不见了。

  情况有多糟糕?

  作为一家年 销售额在2000万左右的耐用消费品 代理商,A公司的财务报表却不太好看:

  1.公司一直以来处于高销售、低回笼的不正常状态中,以05年1-5月份为例:实现销售850万元,回笼670万;

  2.应收款达到600多万,而A公司的年 销售额仅2000万左右,资金年周转3次多;

  3.以C超市为例,其财务说应付A公司货款余额为65万,但A公司财务的账面却显示为83万多…

  其实这是许多 经销商在和超市合作中存在的普遍现象。在“以销量换市场地位”的经营思路影响下,很多 经销商正步入资金失控的致命危机。


  从 财务管理角度仔细分析,资金失控的原因主要有二:一是对超市财务操作不了解,企业缺乏必需的财务能力;二是对超市信用评估和资金管控的管理缺失。  

  导致财务困境的六大陷阱

  1.价格波动。

  这是与超市经营合作中最经常出现的财务问题,原因往往是:

  ①双方没有明确稳定的供货价格:很多厂家(甚至包括一些大型制造商)和 经销商在与超市合作中,竟然从来没有核实过超市的定单价格与企业的出货报价单是否一致,结果导致二者长期存在差异;

  ②超市经常性的 促销变价行为:大部分超市都对 促销变价期存在“前七后八”或“前十后四”等规定,即在活动开始前7天到活动结束后8天都处于价格变动期内。销售部门没有将这些重要的变价信息通知开票财务,从而造成价格差异。

  2.折扣条款。

  折扣条款主要包括无条件退佣、合同规定以固定百分比在税前扣减的费用(如DM、TG费)。

  其实这个差异是最容易规避的。但如果财务在开具增值税时,只是简单地汇总送货票据,或直接按照超市提供的付款明细(超市在明细中不会计算折扣)来开具,就会造成虚开增值税。

  3.费用管理的严重疏漏。


  伴随 供应商在超市频繁的 促销活动,会产生大量的费用,如海报、地堆、端架 促销费用等。而销售部门的通病往往是申报费用及时,费用扣除与否不关心,财务部门手上只有 促销计划,无法确定当初批准的费用到底发生与否,或是看到了超市的付款明细中已经扣除了费用,但却看不到费用发票。大量的费用不清和发票不全造成很大的财务差异。

  采用上面第2点中提到的税前扣除DM、TG费用的方法,可以避免这个问题。(这么表达对吗?这个表达没有问题,但前提是采用固定百分比来扣除-陈启令)

  4.退货。

  超市经营中一个重要的特点就是高退货率,特别是大型 促销活动导致的大进大退。超市退货容易出现两大问题:

  ①许多超市没有正规的退货程序,实际退货和退货单不一致,导致企业无法入账或调账;

  ②退货后,正规的程序要求超市提供倒开发票,但很多超市都不予开具,造成 供应商下账难。

  5.别有用心的付款条件表述。

  在超市起草的合同里,对于付款往往是。

  最容易造成账期延迟的有3种情况:

  ①计算账期的起始日。货到××天付款和月结××天是超市主要的付款条件。实际上,不管是货到还是月结,很多超市都在合同条款中规定:以增值税票送交日作为账期起始日。那些发票不是随货同行的 供应商,自然在无形中被延迟了付款。


  ②巧妙利用对账日、付款日。如超市规定当月10-15日为对账日, 供应商必须在期间完成和超市的对账工作;20-30日为付款日,如果 供应商未能在15日前完成对账,或20日前提供增值税票,付款程序自动延迟到下个月。

  ③库存周转天数的限制。即使 供应商按照超市规定的程序及时对账,及时提供增值税票,但若是 供应商在超市中的库存过大,仍然无法顺利地结算货款。笔者全面了解过一家全国性 连锁超市,有近30%的 供应商因这种情况而被延迟付款。

  6.企业财务不规范。

  ①送货单、超市验收单、增值税票没有做到一对一或一对多匹配。超市的货款结算是一张验收单对应一张增值税票,或多张验收单对应一张增值税票,而 供应商在开具发票时没有做到对应关系,就不知道超市付的是哪笔款,哪些货送了但没有付款,账务自然一塌糊涂。

  ②应收账款管理不科学。很多 供应商以发货日作为起始日来计算账龄,而超市则以增值税票提供日开始计算账期。 供应商应该将货物账期和应收款期分开,分别考核、管理货物周转和客户应收账。

  小结:以上6种情形是 供应商在和超市合作过程中最容易造成资金占压和糊涂账的原因。由于超市主导着合同文本、财务结算规定等,为了 利润最大化和转嫁经营成本,他们设计的很多合同条件和财务规定对 供应商形成了制约门槛,使 供应商从一开始就处于被动局面。  


如何不被超市抓住小辫子

  虽然 供应商在和超市合作中没有合同和财务方面的主导权,但只要 供应商能提高自身的财务处理能力,规范业务行为,规避财务隐性陷阱,还是可以有效地防止资金占压,提高资金周转,并很好地监控和预警恶性拖欠、超市倒闭等恶性事件。

  1.财务处理方式要实用、可操作性强。

  很多 经销商业务快速发展,财务力量配置明显落后于企业规模,在这种情况下,规范科学的财务处理就非常重要。

   供应商一定要建立订货单、送货单、验收单、增值税票相匹配的记账方法。要做到四个单据的统一,关键在于增殖税的开具上,主要分2步:①增值税开票申请,必须在开具增值税票时,在申请单上详细记录订货单、送货单明细。如果不是随货同行的,还应当记录验收单信息。可采用以下表单进行跟踪。

  (第二步呢?)

  购货单位: 家乐福中关村店 申请时间:2005-6-1

  定单号 送货单号 送货日期 验收单号 开票金额 增值税号

  00001 20001 2005-5-1 30001 80000.00 8001

  00002 20002 2005-5-2 30002 

  00003 30002 2005-5-4 30003 

  00008 60001 2005-5-7 60001 7802.00 6494

  ②规范开具增值税票。增值税提交后,超市才会开始计算帐期。可以说,增殖税是超市付款的直接依据,也是核对帐务的重要依据。因此,开具的增值税票上除了表现正确的数量、金额外,还必须在增值税上的备注栏中填写验收单号码、送货单号码等原始凭证号,便于进一步的跟踪、核对帐务。-陈启令

  2.要求 业务员建立发票台账。

  实际上,超市账务核对和资金控制的有效与否,70%来自业务人员的资金管理水平。但目前大量 供应商都没有建立 业务员台账,这是发生糊涂账的关键。

  建立 业务员发票台账,使 业务员在做好销售的同时,更加清楚自己所负责客户的应收款情况、费用使用和核销情况等,最大限度地管控资金和费用。

  表单如下:

  客户名称: 家乐福中关村店    账期:月结30天      业务:程力

  应收款明细 已收账款明细

  序号 日期 发票大号 发票小号 金额 账款到期日 付款日期 票据号 金额 备注

  1 2005.1.1 000001 3351 4955.8 2005.3.1 2005.3.6 64754 82949.73 A、扣除12月份TG费3000元B、库存扣补500元

  2 2005.1.1 000002 3352 28475 2005.3.1 2005.3.6 64754 

  3 2005.1.7 000034 4351 945.93 2005.3.1 2005.3.6 64754 

  4 2005.1.7 000035 4352 48573 2005.3.1 2005.3.6 64754 

  A、发票大号在增值税右上角,是增值税自有号码;

  B、发票小号是指备注栏里的号码,一般是大卖场的验收单号码;

  (表格中“已收账款明细”中的金额与“应收款明细”中的金额相等,那么备注中的扣除和扣补呢?是已经扣了还是没扣?)(解释,两者金额相等,则 证明应收账款中包含了DM、TG费用,且业务已经将费用发票交到企业财务核销,表示这4笔业务已经完成了收款。如果两者金额不等,则表明该笔业务的款项已经结算,但会因为费用票据没有回收,没有核销——陈启令)

  3.做好业务、财务的对接工作。

  作为业务人员,必须将所负责超市的任何变价行为提前通知财务,明确变动的价格和时限。财务依据变价信息核对超市的订货单,发现价格异常及时交给业务人员处理,确保和超市保证价格的一致性,有效拒绝价格差异。最容易造成乱账的费用也可以利用业务台账这个工具有效控制。

  4.控制超市资金结算的节点。

  针对超市设定的影响付款的程序(如付款日、对账日、库存周转天数等), 供应商应当非常了解每一个超市不同的结算流程,严格按照其要求来完成各个程序。

 其实这里边也有很多小窍门,比如有的超市计算其库存天数,一般是固定地以每月30日的库存成本(是指30日那一天的库存余额吗?是的,确指当天的库存)除以当月销售成本(应该是“当日销售”吧?不是,是盘点日前一个月的销售成本),若超过30天,则停止付款。那么,企业就应当在每个月的25日起控制对该超市的发货,甚至在最后几天要求门店退货,使库存天数稳定在规定范围内。

(该文章是转载)



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